SAADIS Módulo Distribución

¿Por qué elegir SAADIS Módulo Distribución?

Por las siguientes razones:

• Su implementación es tan rápida y sencilla que en un mes lo tendrá funcionando.
• Permite definir parámetros que se adaptan a cualquier operación.
• Brinda gestión y control total de la operación de distribución.
• Proporciona el conocimiento exacto e inmediato del estado total de los comprobantes.
• Podrá conocer el historial de cada comprobante.
• Estadísticas de capacidades de carga de unidades, performance de entregas, facturación de fleteros, facturación a clientes, etc.
• Sus herramientas de supervisión son claras y brindan información para todos los niveles gerenciales
• Como los datos son suyos, podrá disponer de la base de datos para consultas externas o exportación de tablas.
• Análisis de costos de fleteros, tarifas, etc.
• Habilita la integración “real” con sistema WAP, impresoras de etiquetas y lectura de códigos de barra.
• Seguimientos de documentación de su flota.

Descripción del servicio

• Configuración del sistema
• Seguimiento de comprobantes
• Recepción de remitos y contra – reembolso
• Distribución de comprobantes
• Asignación de Fletero a Comprobantes:
• Control de carga
• Emisión Hoja de Ruta:
• Conformación de comprobantes
• Conformación por hoja de ruta
• Conformación contra – reembolso
• Fleteros
• Facturación Redespachos
• Vehículos
• Chóferes
• Tarifas fleteros
• Tarifas Clientes
• Consultas
• Estadísticas

Configuración

• El módulo de Distribución permite la registración y seguimiento de los comprobantes desde el momento de su recepción (vía disquete o comunicaciones desde otros depósitos) o su generación, tanto de Contado como de Cuenta Corriente, hasta el momento de su rendición a Administración Central.
• Como así también la facturación a clientes por intermedio de distintos métodos de facturación asociados a tarifarios y el control de la facturación de los fleteros aplicando también distintos métodos.
• Poder asociar las localidades a regiones y especificar tiempos de entrega entre sí.
• Por eso y muchas cosas más siendo una herramienta ágil y sencilla.

Seguimiento de comprobantes

En dicho proceso de transformación, los comprobantes atraviesan las siguientes etapas:

A efectos de que el responsable del Sector de Reclamos cuente con información para el seguimiento y rápida identificación de un comprobante requerido por el Cliente, el sistema brinda distintas opciones de consulta accediendo por:
• Rango de Fechas.
• Remito.
• Comprobantes.
• Tipos de servicios.
• Destinatarios.
• Clientes.
• Contra-reembolso.
• Hoja de Ruta.
• Estados de documentación.

Opciones del Sistema

A continuación, efectuamos una breve introducción en la cual se detalla, para cada uno de los módulos citados, las distintas opciones disponibles.

RECEPCIÓN DE REMITOS Y CONTRA - REEMBOLSO

Recepción de Comprobantes Transmitidos

• El usuario podrá seleccionar a todos los comprobantes o parte de ellos A unidades de distribución que se distribuirán a través de Hojas de Ruta, asignará número de Fletero y que en forma automática de acuerdo a lo especificado en la Relación Zona – Fletero y capacidades de carga, podrá emitir hojas de ruta quedando dichos comprobantes en estado de "Pendiente Emitir Hoja de Ruta".
• Recepción de Comprobantes (Remitos) Manuales:
- Permite incorporar al Pendiente de Viaje los Remitos manuales.
- La asignación de Fletero, para dichos comprobantes, será idéntica a la especificada en el punto anterior.

DISTRIBUCIÓN DE COMPROBANTES

Asignación de Fletero a Comprobantes

• Permite al usuario registrar en el sistema el Fletero / Vehículo que ha de transportar la carga asociada a un comprobante.
• Sin necesidad de ser un solo cliente, ni una solo zona de distribución.
• También podrá realizar la asignación por intermedio de lectores de código de barra.
• Dichos comprobantes una vez emitida la hoja de ruta pasaran al estado de "Pendiente Emitir Hoja de Ruta".

Control de carga

Podrá también escanear bulto a bulto para el control de la carga, verificando así toda la mercadería.

Emisión Hoja de Ruta

• Permite al usuario confeccionar una Hoja de Ruta para un determinado Fletero / Vehículo, chofer, debiendo indicar la zona desde - hasta que el mismo habrá de abarcar.
• Pudiendo también modificar de ser necesario el importe a pagar por ese viaje, siempre y cuando el usuario posea el perfil adecuado.
• Generar un alargue de hoja de ruta, utilizable en los casos que entregue a un redespacho.
• En caso que la Hoja de Ruta generada sea de Reparto, la misma, conjuntamente con los comprobantes asociados, pasará al estado de "Pendiente de Conformar", pudiendo enviar esta información en el caso de corresponder hacia otra sucursal.

Informes para el Usuario

• Remitos Pendientes de Asignar Fletero por Zona, por centro emisor, por cliente, por Localidad, etc.
• Remitos Pendientes de Emitir Hoja de Ruta por Zona, por centro emisor, por cliente, por Localidad, etc.
• Remitos Anulados por zona, por centro emisor, por cliente, por Localidad, etc.
• Remitos Pendientes de facturar, por zona, por centro emisor, por cliente, por Localidad, etc.
• Remitos Observados, por zona, por centro emisor, por cliente, por Localidad, etc.
• Hojas de Ruta Emitidas por Periodo.
• Hojas de Rutas Pendientes de Conformar.

Conformación de Comprobantes

Conformación por Hoja de ruta

• Permite al usuario registrar en el sistema la conformación, ya sea 'Parcial' o 'Total', de una Hoja de Ruta de • Reparto cumplimentada por el transportista.
• Utilizando también la posibilidad de códigos de barra.
• Los comprobantes para los cuales el usuario especifique un código de observación que genera planilla de reclamo, pasaran al estado de "Espera Activación", razón por la cual no se integran al Pendiente de Viaje hasta tanto el usuario notifique al sistema la resolución remitida por el Cliente.
• Los comprobantes para los cuales el usuario especifique un código de observación que no genera planilla de reclamo, pasarán al estado de "Pendientes de Asignar Fletero".
• O bien dependiendo del código de observación se podrán mutar a otros tipos de comprobantes, aplicables a otros tipos de servicios.
• Y dependiendo del tipo de observación incorporara demora o no a ese comprobante.
• La Hoja de Ruta quedara conformada independientemente de que la misma haya sido 'Parcial' o 'Total'.

Informes Disponibles para el usuario

• Remitos Conformadas por Zona, por centro emisor, por cliente, por Localidad, etc.
• Remitos pendientes de conformar por Zona, por centro emisor, por cliente, por Localidad, etc.
• Hojas de Ruta Pendientes de Conformar.
• Hojas de Ruta Conformadas.

Conformación Contra - Reembolso

• Permite al usuario registrar en el sistema los valores recepcionados en concepto del cobro de un determinado Contra - reembolso.
• Dichos valores pueden ser: cheques, boletas de depósito, varios, etc.
• En caso que la citada contra - reembolso se conforme, pasará conformado.
• De lo contrario, el usuario deberá indicar si la misma pasa como anulada u observada.
• Y detallando como efectuó el pago si fue efectivo, cheques, debiendo especificar el banco, números de cheque, fechas, fechas de diferido, etc.

Informes Disponibles para el usuario

• Contra - reembolsos pendientes de Conformar.
• Contra - reembolsos Conformados por Depósito Destino.
• Contra - reembolsos Conformados por Empresa Origen.

Fleteros

El sistema prevé que por cada Hoja de Ruta que se emite se le acreditará automáticamente el costo del viaje (acordado previamente con el fletero cuyo dato figura en la base de datos del mismo).

Pueden ser un monto fijo, o un porcentaje sobre lo entregado, o un importe por entrega, o importe por metro cúbico, sobre un tarifario o importe por Km., etc. al fletero que realizó la entrega de los comprobantes que incluía dicha Hoja en su cuenta.

A los fleteros se les debatirán en su cuenta los respectivos pagos Vales-Recibos que se le fueron realizando.

Por consiguiente el sistema nos proporciona a través de consultas y/o listados el estado de la Cta Cte de los distintos Fleteros.

Consultas asociadas a los fleteros

• Resumen de cuenta corriente.
• Costos por comprobante.

Facturación a redespachos

El sistema prevee el control de comprobantes entregados a redespachos, asociando esos comprobantes a una factura del redespacho y una tarifa.

Consultas asociadas

• Comprobantes pendientes de asociar.
• Consulta de comprobantes liquidados.

Vehículos

El sistema prevee también el manejo de los vehículos por fletero pudiendo tener más de una unidad, principal / secundaria o Única. Con la posibilidad de controlar la documentación.

Choferes

El sistema prevee el control de chóferes y poder asociarlos a cualquier vehículo.
Incluyendo Vencimientos de documentación, talles de ropa, fotos, etc.

Tarifas fleteros

En el sistema podrá asociar distintas tarifas a fleteros dependiendo de distintos parámetros.
Pudiendo seleccionar por alguna de estas:
• Tarifa por hoja de ruta.
• Tarifa por hoja de ruta más entrega.
• Sobre porcentaje de flete.
• Por Kilómetro.
• Por m3.
• Por bultos.
• Tarifa por comprobante por cliente.
• Tarifa por cuadro tarifario por zona.
• Tarifa por fletero y vehículo.
• Tarifa por fletero / vehículo por kilómetro.
• Tarifa por m3 por tipo de unidad.

Tarifas clientes

En este punto el sistema le brindara una gama importante de métodos de facturación a cliente, que le servirán al momento de adjuntar a la factura de servicios.
• Algunos de los métodos son:
• General por kilo
• Alternativo por kilo
• General por bulto
• Por cliente
• Por kilo
• Valor fijo
• Metro Cúbico
• Porcentaje
• Por entrega
• Por retiro
• Por producto

Consultas

El Sistema podrá suministrarle una variedad importante de consultas apuntada no solo a los comprobantes sino también a estadísticas relacionadas, todos los reportes podrán enviar a formato Excel, o base de datos (DBF).
Diferentes consultas:
• Pendientes de Viaje.
• Pendientes de conformar.
• Pendientes de entrega documentación al cliente.
• Pendientes de recepción documentación al cliente.
• Pendientes de facturar.
• Conformados.
• Conformados con detalle de devoluciones.
• Conformados.
• Emitidos.
• Recepcionados.
• Anulados.
• Documentación entregada y recibida en el cliente.
• Consulta de comprobantes valorizados.

Estadísticas

El sistema nos permite obtener a través de listados un análisis de los comprobantes que viajaron en un determinado período de tiempo, por un determinado cliente, dándonos los siguientes totales:
• Totales de Bultos.
• Totales de Kilos netos.
• Totales de Kilos Aforados.
• Totales de Valores declarados.
• Totales de Importes de Seguro.
• Estadísticas de facturación clientes vs. Facturación de fleteros.
• Comprobantes facturados .
• Comprobantes pendientes de facturar.
• Optimización de Carga de vehículos.
• Costos de flete, cliente y fletero.
• Controles de costos y kilos distribuidos por cliente y zona.
• Estadísticas de control de comprobantes observados.
• Control de Perfomance de entrega.
• Control de Performance de entrega de documentación.
• Control de Cantidad de viajes.
• Control de entregas por destino y rango.
• Control de cantidad de atrasos por entregas en destino por rango.
• Ranking de ventas por clientes.